Nelle società a responsabilità limitata il bilancio deve essere approvato in ogni caso dai soci. Nelle società per azioni il compito spetta all’assemblea ordinaria (tranne le società che hanno adottato il sistema dualistico dove il compito spetta al consiglio di sorveglianza).
L’approvazione del bilancio è un atto di controllo necessario perché l’atto compiuto dagli amministratori acquisti efficacia nell’ambito della società e costituisca la base per le successive determinazioni che la legge collega al bilancio stesso. Occorre perciò chiederci le conseguenze che eventuali vizi nel bilancio producano sulla deliberazione di approvazione del bilancio stesso. Occorre in primo luogo dire che i vizi del bilancio possono essere sostanziali (il bilancio è falso e non rappresenta la situazione patrimoniale e finanziaria della società) o solo formali (la rappresentazione, pur vera, non è stata effettuata con chiarezza). In entrambi i casi si determina una responsabilità a carico degli amministratori, più grave nel primo caso dove alla responsabilità civile si aggiunge quella penale.
Per quanto riguarda le conseguenze sulla deliberazione di approvazione del bilancio la legge tace sul caso in cui il bilancio pur rappresentando la situazione della società non sia stato redatto con i requisiti di chiarezza e correttezza richiesti. Infatti in questo caso, in sede di approvazione, l’organo competente può chiedere agli amministratori tutte le integrazioni e i chiarimenti necessarie e la mancata risposta da parte di questi legittima i soci alla impugnativa della deliberazione di approvazione (anche se effettuata dal consiglio di sorveglianza) ma se invece i soci o i consiglieri di sorveglianza approvano il bilancio ritenendo irrilevanti i vizi formali e nessuno dei cosi assenti o dissenzienti reagisce allora la questione è chiusa.
La legge si occupa invece del caso in cui il bilancio sia falso. Infatti nell’ipotesi in cui a seguito di un bilancio falso siano stati distribuiti gli utili la legge stabilisce la irripetibilità dei dividendi riscossi in buona fede dai soci che avevano ignorato la falsità del bilancio. Nel sistema originario del codice da questa affermazione si ricavava il fatto che la deliberazione di approvazione di un bilancio falso fosse annullabile e non nulla in quanto solo nel primo caso i diritti acquisiti in buona fede sulla base dell’atto potevano considerarsi salvi. Nel sistema attuale invece la regola che pone la salvezza dei diritti acquisiti da terzi si applica sia in caso di nullità che di annullabilità.
Tuttavia occorre osservare che il bilancio è essenzialmente un atto degli amministratori che pur concludendosi con la approvazione dell’assemblea si pone come atto esterno all’assemblea stessa. Pertanto l’approvazione di un bilancio falso nella convinzione (come avviene di solito) che il bilancio fosse vero e quindi nell’ignoranza dell’illecito degli amministratori non può dirsi di per sé illecita. Trattandosi infatti di un vizio del bilancio (che non riguarda quindi l’atto finale) la situazione che si verifica è quella di una deliberazione assembleare formatasi sulla base di un procedimento viziato e non quella di una deliberazione nulla per illiceità dell’oggetto.