La riforma del 2003 ha previsto tre sistemi di amministrazione e controllo.
- Il sistema tradizionale, basato sulla presenza di due organi entrambi di nomina assembleare: l’organo amministrativo (amministratore unico o consiglio di amministrazione) ed il collegio sindacale, con funzioni ora circoscritte al controllo sull’amministrazione. Il controllo contabile, in passato svolto dallo stesso collegio sindacale, è invece affidato per legge ad un organo di controllo esterno alla società: revisore contabile o società di revisione.
- Il sistema dualistico, di ispirazione tedesca, prevede la presenza di un consiglio di sorveglianza di nomina assembleare, e di un consiglio di gestione, nominato dal consiglio di sorveglianza. Il consiglio di sorveglianza è inoltre investito di competenze che nel sistema tradizionale sono proprie dell’assemblea (ad esempio approva il bilancio).
- Il sistema monastico, di ispirazione anglosassone, nel quale l’amministrazione e il controllo sono esercitati rispettivamente dal consiglio di amministrazione, nominato dall’assemblea, e da un comitato per il controllo sulla gestione costituito al suo interno ed i cui componenti devono essere dotati di particolari requisiti di indipendenza e professionalità.
Anche per le società che adottano il sistema dualistico o monastico è poi previsto, senza eccezioni, il controllo contabile esterno. Il sistema tradizionale di amministrazione e controllo trova tutt’ora applicazione in mancanza di diversa previsione statutaria. Il sistema dualistico, o quello monastico, devono essere espressamente adottati in sede di costituzione della società o con successiva modifica statutaria. In quest’ultimo caso, la variazione del sistema ha effetto dalla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo all’esercizio successivo, salvo che la delibera disponga diversamente.
Struttura e funzioni dell’organo amministrativo
Nel sistema tradizionale, una s.p.a. può avere sia un amministratore unico, sia una pluralità di amministratori che formano il consiglio di amministrazione. Il consiglio di amministrazione può essere articolato al suo interno con la creazione di uno o più organi delegati, che danno luogo alla figure del comitato esecutivo e degli amministratori delegati. Gli amministratori sono l’organo cui è affidata in via esclusiva la gestione dell’impresa sociale e ad essi spetta compiere tutte le operazioni necessarie per l’attuazione dell’oggetto sociale. Inoltre:
- Gli amministratori deliberano su tutti gli argomenti attinenti alla gestione della società che non siano riservati dalla legge all’assemblea. Questo è detto potere gestorio degli amministratori.
- Gli amministratori, tutti o alcuni hanno la rappresentanza generale della società, cioè il potere di manifestare all’esterno la volontà sociale (determinata dall’assemblea o dallo stesso organo amministrativo) ponendo in essere i singoli atti giuridici in cui si concretizza l’attività sociale.
- Gli amministratori inoltre danno impulso all’attività dell’assemblea: la convocano e ne fissano l’ordine del giorno. Danno anche attuazione alle delibere della stessa ed hanno il potere – dovere di impugnare quelle che violino la legge o l’atto costitutivo.
- Gli amministratori devono curare la tenuta dei libri e delle scritture contabili della società ed in particolare devono redigere annualmente il bilancio da sottoporre all’approvazione dell’assemblea. Devono inoltre prevedere agli adempimenti pubblicitari prescritti dalla legge.
- Gli amministratori devono infine prevenire il compimento di atti pregiudizievoli per la società, o quanto meno eliminarne o attenuarne le conseguenze dannose.
Per queste funzioni, gli amministratori sono investiti per legge, non per mandato dei soci. Si tratta di funzioni che essi esercitano in posizione di formale autonomia rispetto all’assemblea; perché essi devono vigilare sul rispetto della legge anche da parte dell’assemblea ed hanno il potere – dovere da astenersi dal dare esecuzione alle delibere della stessa qualora ne possa derivare un danno per la società. E perché dell’adempimento dei propri doveri essi sono personalmente responsabili civilmente e penalmente.