L’organizzazione pubblica non esaurisce negli enti e negli organi ma si compone anche degli uffici, nuclei elementari che svolgono attività non caratterizzate, come per gli organi, dal meccanismo dell’imputazione difattispecie a favore dell’ente.
Gli uffici sono costituiti da un insieme di mezzi materiali e personali e sono chiamati a svolgere uno specifico compito che, in coordinamento con quello degli altri uffici e strumentalmente rispetto all’eserciziodelle competenze, concorre al raggiungimento di un certo obiettivo.
Tra gli uffici si ricorda quello per le relazioni con il pubblico (urp) che ha l’importante compito di curare l’informazione dell’utenza e di garantire i diritti di partecipazione dei cittadini anche mediante l’uso di tecnologie informatiche .
All’interno dell’ufficio si distingue la figura del preposto il quale è il titolare; l’ufficio, il cui titolare sia temporaneamente assente o impedito, viene affidato al supplente mentre si ha la reggenza nell’ipotesi di mancanza di titolare.
Molto spesso negli uffici-organi il titolare dell’ufficio è il preposto all’organo.
Gli addetti e i titolari che prestano il proprio servizio presso l’ente sono legati alla persona giuridica da un particolare rapporto giuridico ( rapporto di servizio) che ha come contenuto il dovere di agire prestando una particolare attività, denominato dovere d’ufficio, al quale si contrappone una serie di diritti.
Il dovere d’ufficio ha ad oggetto comportamenti che il dipendente deve tenere sia nei confronti della p.a. Sia nei confronti dei cittadini.( particolare importanza ai fini dell’individuazione dei doveri dei dipendenti, è il codice di comportamento.
I soggetti legati da rapporto di servizio all’amministrazione sono di norma dipendenti, e ricorre allora in questi casi il rapporto di servizio d’impiego, svolgendo tali soggetti il proprio lavoro a titolo professionale, in modo esclusivo e permanente.
Il rapporto di servizio tuttavia può anche essere coattivo, ovvero non professionale, onorario o instaurato di fatto.
Il contenuto del rapporto di servizio varia a seconda che il soggetto sia funzionario onorario o pubblico impiegato: nel primo caso tale contenuto è ridotto, in quanto a fronte a del diritto all’ufficio, che ha comunque carattere temporaneo, vi è diritto ad un trattamento economico a titolo di indennità, ma non vi è il diritto alla carriera;la presenza dell’indennità per il funzionario onorario ha attenuato di fatto il carattere tradizionalmente essenziale di tale figura, costituito dalla gratuità.
Il rapporto di servizio lega all’ente tutti i soggetti-persone fisiche che fanno parte dell’organizzazione e si distingue nettamente dal rapporto organico, perché quest’ultimo corre tra il titolare dell’organo e l’ente e viene in evidenza ai fini dell’imputazione della fattispecie.
Talora il rapporto organico si costituisce per via di mero fatto e cioè in assenza di un atto di investitura.
Allorchè le funzioni esercitate “di fatto” siano essenziali e indifferibili, si ritiene che il meccanismo di imputazione proprio dell’organo possa ugualmente funzionare pur in assenza di un atto di investitura. In queste ipotesi anche il rapporto di servizio si istaura in via di fatto.
Una volta istaurato il rapporto di servizio a titolo professionale è caratterizzato da vicende e può anche estinguersi: tali vicende sono disciplinate dalla normativa che ha ad oggetto il rapporto di dipendenza presso le pubbliche amministrazione dalla contrattazione collettiva. Per quanto riguarda il rapporto organico in caso di estinzione del rapporto di servizio occorre procedere all’investitura del nuovo titolare.
In ordine agli uffici a titolarità onoraria in passato si riteneva che al fine di assicurare la continuità dell’esercizio della funzione amministrativa, i titolari potessero continuare ad esercitare i propri compiti, anche quando fosse scaduto il periodo della loro investitura. La figura in esame è denominata prorogatio degli organi.
Sul punto è intervenuta la corte cost. con sent. n. 208/92 e la l. 444/94 che ha previsto in linea generale il divieto di prorogatio, ridimensionando tale istituto: essa stabilisce che gli organi siano prorogati di 45 gg, decorrenti dalla scadenza del termine di durata previsto per ciascuno; scaduto tale termine senza che vi sia provveduto alla loro ricostituzione, gli organi amministrativi decadono e gli atti adottati dagli organi decaduti sono nulli, così come sono nulli gli atti emanati nel periodo di proroga che non siano di ordinaria amministrazione o urgenti e/o indifferibili.
La l. 444/1994 aggiunge che i titolari della competenza alla ricostituzione sono responsabili dei danni cagionati a seguito della intervenuta decadenza.