Gli uffici si distinguono in monopersonali (monocratici) e pluripersonali, a seconda che il loro titolare sia una o più persone fisiche. L’organo monocratico agisce attraverso una persona fisica, la quale forma la sua volontà secondo il processo psichico tipico della persona umana e, in quanto munito della capacità di agire, esprime la propria volontà all’esterno nell’ambito del procedimento teso alla formazione della fattispecie amministrativa produttiva di effetti.
La titolarità di un organo pluripersonale implica necessariamente collegialità: Il collegio è costituito da una pluralità di persone fisiche che agiscono in modo unitario, in contestualità di tempo e di luogo. Di qui, la necessità di specifiche regole relative alla costituzione dei collegio, ai modi di assunzione delle decisioni circa l’attività giuridica del collegio stesso, le modalità di esternazione di tali decisioni.
Affinché il collegio sia formalmente costituito, occorre che siano presenti un certo numero di membri – cd. quorum strutturale – stabilito dalla legge. Esso si ritiene raggiunto, in assenza di espressa previsione, quando siano presenti la metà più uno dei membri che compongono il collegio. Si procede poi alla deliberazione: il presidente sottopone al collegio i singoli argomenti previsti all’ordine del giorno, di cui ogni componente deve essere già a conoscenza. Il presidente presenta una proposta di deliberazione su cui si apre una discussione. Ciascun membro esprime la propria opinione e, quando si giunge alla maturazione della volontà collegiale, si chiude la discussione e si passa ai voti.
La proposta si trasforma in deliberazione quando i componenti il collegio si siano espressi favorevolmente, ossia quando è raggiunto il cd. quorum funzionale, che coincide, in genere, con la metà più uno dei membri votanti. La volontà assunta attraverso tale procedimento viene tradotta in scritto attraverso la verbalizzazione. Nel corso della discussione e della votazione la proposta può subire delle modifiche parziali – cd. emendamenti – che possono essere presentati da ciascun membro del collegio, ovvero la proposta può venire sostituita integralmente. Il modello collegiale è particolarmente diffuso nell’amministrazione pubblica e ciò per ragioni molteplici.
Innanzitutto, c’è la necessità di aggregare una pluralità di competenze tecniche diverse, ovvero diversi centri d’interesse, cosa che può avvenire attraverso vari moduli procedimentali tendenti allo stesso obiettivo. Il vantaggio offerto dal modulo della collegialità è quello di consentire il confronto diretto ed immediato tra i diversi punti di vista e conduce ad un risultato deliberativo frutto della mediazione tra contrapposti interessi e del confronto stesso.