L’obbligo di motivazione del provvedimento rientra fra i principi che deve rispettare il procedimento amministrativo. La motivazione deve indicare i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche della decisione.
La legge 241 prevede alcuni limiti all’obbligo di motivazione. La motivazione non è infatti richiesta per gli atti normativi e per quelli a contenuto generale. Dunque gli atti come le ordinanze di necessità ed urgenza od i piani urbanistici non vanno motivati.
La giurisprudenza ha tentato di attenuare la portata di tale limite, stabilendo ad esempio che le varianti specifiche ai piani urbanistici richiedono comunque una specifica motivazione.
I provvedimenti amministrativi puntuali vanno sempre motivati, anche se dotati di estesa discrezionalità, e basati su una forte valenza fiduciaria, come accade per gli atti di nomina ad incarichi elevati nella pubblica amministrazione.
E’ ammessa la motivazione per relationem, cioè quella risultante da un altro atto dell’amministrazione richiamato dal provvedimento: l’atto a cui si fa riferimento deve essere indicato e reso disponibile.
Fondamentale è la figura del responsabile del procedimento, introdotta dalla legge 241/1990.
E’ una figura che consente agli amministrati di avere un interlocutore certo, individuato per nome e cognome, lungo il corso del procedimento.
Come si individua il responsabile? Innanzitutto le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare, per ciascun procedimento, una struttura preposta all’istruttoria ed agli adempimenti procedimentali. Di qui si giunge all’individuazione del funzionario responsabile tramite un atto del dirigente dell’unità organizzativa responsabile. Fino a quando non viene identificato il responsabile, la responsabilità è in capo al preposto dell’unità organizzativa.
Il responsabile adotta ogni misura per l’adeguato svolgimento dell’istruttoria. Propone l’indizione della conferenza di servizi e cura il regolare andamento della partecipazione e del contraddittorio procedimentale.
Può inoltre procedere ad ispezioni. Le ispezioni devono essere sempre giustificate con provvedimento normativo espresso. Normalmente l’ispezione si chiude con un verbale ispettivo che dà conto dello svolgimento e dell’esito dell’operazione.