L’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia e di pubblicità.
Occorre ora analizzare il procedimento seguendo quel percorso temporale che da esso è segnato.
L’inizio coincide con il momento che viene chiamato di iniziativa. Fino a questo momento il potere contenuto nella norma ha un valore esclusivamente potenziale e senza un atto di utilizzazione, non si realizzerebbe tutta la sua potenzialità.
Ciò può avvenire secondo due ipotesi a seconda che sia l’amministrazione a ritenere di dover esercitare la funzione o che sia il cittadino che lo richiede (e qui se la richiesta corrisponde ad una instaurazione obbligatoria del procedimento, l’amministrazione è ad essa tenuta).
Tuttavia in entrambi i casi l’atto iniziale assume nella nuova legislazione il valore non di un mero fatto ma di un atto.
In sostanza l’atto iniziale del procedimento è un provvedimento di carattere processuale instaurativo di un rapporto avente per oggetto l’esercizio della funzione e quindi l’uso di un potere. Da questo punto di vista il momento istitutivo del procedimento assume una rilevanza non puramente interna all’amministrazione ma anzi una rilevanza esterna ed è quindi in grado di modificare, legittimamente o illegittimamente, le posizioni giuridiche dei soggetti terzi.
A ben guardare però questo esercizio del potere di iniziativa non si esaurisce in questa rilevanza esterna dove si presenta come un provvedimento, ma si pone anche come mero atto nella sequenza di tutti i meri atti interni al procedimento medesimo.
In effetti nella prima veste esso deve essere considerato come un atto che segnando l’avvio del procedimento, deve essere comunicato ai soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato a produrre effetti diretti nonché a quelli che debbono intervenirvi. Non solo ma, qualora da un provvedimento possa derivare un pregiudizio a soggetti individuati o facilmente individuabili, l’amministrazione è tenuta a dare anche a questi la notizia dell’inizio del procedimento.
Tale notizia deve essere data mediante comunicazione personale. Tale comunicazione deve intervenire mediante forme che assicurino il loro giungere a destinazione-
La rilevanza di questo momento iniziale è indubbia: essa non riguarda soltanto una decisione interna dell’amministrazione ma è diretta al suo esterno a tutti i soggetti che abbiano il diritto di partecipare. E cioè a coloro che possono avere un vantaggio o uno svantaggio dall’atto finale.