Il provvedimento deve essere comunicato agli interessati, in forma individuale (notificazione) o collettiva (pubblicazione, alla quale si ricorre se gli interessati sono numerosi o non sono determinabili). L’obbligo dell’amministrazione di procedere alla comunicazione non deriva da una norma espressa, ma dal principio di pubblicità e da varie previsioni normative. Infatti, la legge n. 241/1990 impone l’obbligo di conclusione del procedimento con un ”provvedimento espresso”; nell’ammettere la motivazione per relationem, fa riferimento alla comunicazione della decisione; disciplina in via generale le notificazioni degli atti del procedimento ai privati.
Le norme in materia di giustizia amministrativa, poi, parlano di comunicazione degli atti soggetti a ricorso amministrativo, di deposito dell’atto impugnato dinanzi al giudice amministrativo e di decorso del termine di impugnazione dalla comunicazione del provvedimento.
Poiché la comunicazione non attiene alla formazione del provvedimento, ma ha ad oggetto un provvedimento già perfetto, la violazione dell’obbligo di comunicarlo è sanzionata dall’ordinamento non con l’illegittimità del provvedimento (la cui legittimità va valutata con riferimento al momento della sua emanazione), ma in altri modi: in generale, con il mancato decorso del termine di impugnazione e, ove si sia prodotto un danno, con la responsabilità civile. Per i provvedimenti recettizi, poi, che producono effetti solo quando sono conosciuti (o almeno ”ricevuti”) dal destinatario, la violazione di tale obbligo è sanzionata con la loro inefficacia.
Sono recettizi i provvedimenti che creano obblighi a carico del destinatario o, più in generale, quelli che richiedono la sua collaborazione per il raggiungimento del loro scopo: quindi gli atti normativi, i piani urbanistici, gli atti di irrogazione di sanzioni pecuniarie, la diffida a demolire; non, invece, le autorizzazioni, il decreto di espropriazione, il provvedimento di esclusione da una gara pubblica.
Per i provvedimenti favorevoli al destinatario (come le autorizzazioni e le concessioni), invece, la mancata comunicazione è sanzionata con l’esperibilità dei rimedi contro il silenzio-rifiuto o, ove previsto, con la formazione del silenzio-assenso. Per i provvedimenti sfavorevoli al destinatario (come le espropriazioni e le sanzioni), infine, la mancata comunicazione può far sì che il provvedimento non produca effetti, dato che l’esercizio dei relativi poteri è spesso soggetto a termini perentori.