Può accadere che l’atto dì investitura nell’ufficio (atto di nomina) sia illegittimo o giuridicamente nullo sulla base delle norme che regolano l’invalidità degli atti amministrativi o l’invalidità dei contratti. Nel caso di investitura illegittima del titolare nell’ufficio, si ha il fenomeno del cd. funzionario di fatto, che indica l’esercizio di fallo di uffici, vale a dire senza titolo giuridico di investitura che risulti valido. In queste ipotesi, si pone il problema di stabilire il trattamento giuridico degli atti posti in essere dal funzionario di fatto: l’orientamento del tutto prevalente in giurisprudenza è quello di considerare tali atti come atti dell’ufficio, in virtù dell’esistenza del rapporto organico; proprio in base al rapporto organico, cioè, si ritiene che tale atti siano imputabili all’Amministrazione.
La Giurisprudenza quindi ritiene che, nei casi in cui la nomina di un soggetto ad organo della P.A. illegittima, gli atti compiuti medio tempore siano efficaci, salva la possibilità per eventuali soggetti contro interessati (soggetti nei confronti dei quali gli atti del funzionario di fatto producano effetti pregiudizievoli) di impugnarli. L’annullamento, di tali atti può, peraltro, avvenire anche in autotutela da parte della P.A., ove ne sussistano i presupposti. Peculiare, poi, l’ipotesi in cui il funzionario di fatto faccia parte di un organo collegiale: si distinguono in giurisprudenza due ipotesi. Se si tratta di collegio cd. perfetto, la nomina illegittima anche di uno solo dei membri vizia l’investitura dell’intero collegio; al contrario, in altre ipotesi, ove il numero dei membri, la cui nomina risulti legittima, superi il quorum strutturale, l’eventuale presenza del funzionario di fatto non rileva al fine della validità dell’investitura dell’intero collegio. Varie possono essere le vicende in cui può venirsi a trovare il titolare dell’ufficio nel corso del rapporto di lavoro instauratosi.
Prima di tutto, può accadere che si verifichino fatti che comportano la sostituzione temporanea nella titolarità dell’ufficio: alla temporanea vacanza dell’ufficio si fa fronte ricorrendo ad una serie di istituti, derivanti da una disciplina legislativa diversificata, che possono essere raggruppati in due specie. Si ricorre alla supplenza o alla regge/7212, che hanno lo scopo di garantire la necessaria continuità dell’ufficio. Con la supplenza un soggetto, titolare di altro ufficio nell’ambito dell’Amministrazione, o preventivamente nominato con questo specifico compito, subentra nella titolarità dell’ufficio durante la temporanea vacanza del titolare di esso. La reggenza è l’istituto con il quale il titolare di altro ufficio viene nominato, secondo procedimenti previsti dalla legge, a ricoprire l’ufficio per il tempo necessario. Ciò che distingue supplenza e reggenza è il fatto che la supplenza opera in via automatica, essendo normativamente predeterminata, per cui non occorre assumere un apposito atto di nomina.
Viceversa, alla reggenza si provvede ai sensi di legge con un atto di nomina. Il titolare temporaneo dell’ufficio subentra nella titolarità di esso con la medesima ampiezza di poteri, fatti salvi alcuni correttivi tendenti a fare in modo che la sua azione non pregiudichi quella del titolare effettivo, una volta ripreso il possesso dell’ufficio. Il rapporto d’ufficio, inoltre, subisce una cessazione per scadenza dei termini, per morte o dimissioni del titolare; nonché per trasferimento del titolare ad altro ufficio. Il rapporto di ufficio dirigenziale è sempre a termine; cessa, quindi, allo scadere del termine stabilito per risoluzione consensuale delle parti quando non siano raggiunti gli obiettivi fissati o si verifichino fatti di disservizio imputabili alla responsabilità dei dirigenti.
A tal proposito, viene definito spoils system (sistema delle spoglie), quel sistema in base al quale la titolarità di alcuni uffici dirigenziali, collocati in posizione apicale ed espressamente individuati dalla legge, cessa allo scadere del mandato dell’organo politico che ha conferito l’incarico oppure entro un termine stabilito dalla legge a far data da questa scadenza. In sostanza, al nuovo conferimento dell’incarico dirigenziale, dovrà provvedere il nuovo organo politico, il quale ha la facoltà di confermare il precedente titolare (es. art. 99 TUEL).
La Corte Costituzionale ha ritenuto legittimo tale istituto se ed in quanto esso, nell’ottica di un rafforzamento della coesione tra organo politico e gli organi di vertice dell’apparato burocratico, sarà applicato solo agli incarichi dirigenziali apicali (di livello generale) e non anche a quelli di livello non generale (“intermedi”). Secondo la Corte, solo i primi, infatti, sono caratterizzati dal fatto che il potere di conferimento dell’incarico è attribuito direttamente all’organo politico, il quale sceglie soggetti individuati “intuitu personae”. Per gli stessi molivi, la Corte ha peraltro ritenuto legittima l’applicazione, pressoché generalizzata, del sistema delle spoglie a proposito della titolarità degli uffici di direzione politica degli enti strumentali dello Stato e delle regioni (L. n. 145/02).