Accesso ai documenti amministrativi

Il diritto di accesso, definito principio generale dell’attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurarne l’imparzialità e la trasparenza (art. 22 co. 2 della LPA), consiste nel diritto degli interessati di prendere visione dei documenti amministrativi, di esaminarli e di estrarne copia. I principali aspetti della disciplina dell’istituto sono i seguenti:

• i soggetti legittimati all’accesso sono soltanto i soggetti privati che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso (art. 22 co. 2). Il legislatore del 2005, formulando questa norma in un senso maggiormente restrittivo, ha escluso tutta una serie di interessi precedentemente tutelati (es. giornalistici, scientifici);
• l’oggetto dell’accesso sono soltanto i documenti amministrativi, non potendosi chiedere di prendere visione di dati in possesso dell’amministrazione che non costituiscano il contenuto di un atto (art. 22 co. 1). Tale norma non sembra tuttavia tener conto che al documento amministrativo va progressivamente sostituendosi il documento informatico.

 I documenti di cui sopra, comunque, possono riguardare atti anche interni e non debbono essere necessariamente relativi ad uno specifico provvedimento, essendo sufficiente che siano atti concernenti attività di pubblico interesse indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale ;

• i soggetti tenuti a consentire l’accesso ai documenti sono le pubbliche amministrazioni. Con tale termine, tuttavia, debbono intendersi tutti i soggetti di diritto pubblico e i soggetti di diritto privato limitatamente alla loro attività di pubblico interesse disciplinata dal diritto nazionale o comunitario . Oltre agli enti pubblici, quindi sono obbligati a consentire l’accesso ai documenti in loro possesso anche i privati che svolgono un’attività disciplinata dal diritto statale o comunitario;
• il diritto di accesso è escluso nei confronti dei documenti coperti dal segreto di Stato o per i quali il segreto o il divieto di divulgazione è stabilito da altre leggi (es. il diritto di accesso è escluso nei procedimenti tributari). Spetta alle singole amministrazioni individuare le specifiche categorie di documenti da sottrarre all’accesso e determinare la durata per la quale è necessario mantenere il segreto.

L’ambito dei documenti che possono essere sottratti all’accesso è molto vasto, tuttavia, è stabilito che l’accesso non può essere negato ove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento , ossia alla possibilità di rinviare l’accesso sino a quando la conoscenza dei documenti possa impedire o ostacolare lo svolgimento dell’azione amministrativa.

Se la conoscenza di determinati documenti amministrativi risulta essere necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici, l’accesso ad essi deve comunque essere garantito ai richiedenti , anche se si tratti di documenti che riguardano interessi per la cui tutela sarebbe necessaria l’esclusione;

• per l’ipotesi che l’interesse che si contrappone a quella della cura e della difesa degli interessi giuridici sia l’interesse alla riservatezza, la legge detta un’apposita disciplina. Il CPDP (d.lgs. n. 196 del 2003) detta norme particolari sul trattamento dei dati personali, intendendo con tale termine qualsiasi informazione relativa a persona fisica o giuridica, identificata o identificabile .

L’art. 19 del CPDP, in particolare, dispone che la comunicazione (a soggetti determinati) o la diffusione (a soggetti indeterminati), anche a privati, di dati personali diversi da quelli sensibili (es. idonei a rivelare le convinzioni politiche) e giudiziari da parte di soggetti pubblici sono ammesse se previste dalla legge o da regolamenti . Pubblicità e diritto d’accesso ai documenti, quindi, per il semplice fatto che sono previsti da una legge che li disciplina, possono considerarsi ammessi anche dal CPDP;

• in caso di rifiuto (o differimento) dell’esercizio di accesso, l’interessato:
  • nel caso di documenti di Comuni, Province o Regioni, può chiedere al difensore civico territorialmente competente il riesame della determinazione e ottenere la tutela giurisdizionale dal Tribunale amministrativo regionale;
  • nel caso di documenti dello Stato, l’alternativa al ricorso giurisdizionale è quella alla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi, un organo collegiale di ispirazione francese nominato dal Governo e costituito da dodici membri;
  • la materia dell’accesso ai documenti amministrativi viene riservata allo Stato: l’art. 22 del LPA, infatti, dispone che essa attiene ai livelli essenziali delle prestazioni concernenti i diritti civili e sociali che devono essere garantiti su tutto il territorio nazionale ai sensi dell’art. 117 co. 2 lett. m Cost. , con la conseguenza che resta ferma la potestà delle Regioni e degli enti locali di garantire livelli ulteriori di tutela ;
  • il Trattato CE e la Carta dei diritti fondamentali dell’UE (art. 42) riconoscono il diritto di accesso a tutti i documenti comunitari.