La contabilità ha la principale funzione nell’apprestare all’imprenditore uno strumento di controllo sull’andamento dell’impresa e sull’operato dei dipendenti, di riflesso permette di costruire i rapporti tra imprenditori e terzi e accertare le cause di un’eventuale dissesto determinando la consistenza del patrimonio dell’imprenditore. In base al 2214 l’imprenditore deve avere una contabilità adeguata alle dimensioni/natura dell’impresa e cmq avere: libro giornale, libro degli inventari e deve conservare originari delle lettere, telegrammi e fatture ricevute e spedite. A questo obbligo poi fa riscontro l’obbligo della conservazione dei registri contabili, fatture e corrispondenti per 10 anni dall’ultima scritturazione ex 2220. Non c’è distinzione tra libri facoltativi ed obbligatori: sono tutti obbligatori. I libri contabili devono esser tenuti con l’osservanza di certe formalità e cautele per assicurare la loro veridicità e la legge prevede formalità estrinseche iniziali o ricorrenti (attinenti alla esteriorità dei registri in cui le annotazioni si devono fare) e formalità intrinseche (attinenti al modo in cui le annotazioni debbano esser compiute). La legge non pone particolari principi per la tenuta del libro giornale e del libro degli inventari, a patto che ci sia regolarità formale (esempio: no abrasioni) ma anche sostanziale (concordanza delle varie scritturazioni). Riguardo all’inventario, per la legge è comprensivo del bilancio e si compone del conto patrimoniale o inventario mediante cui si ha una visione statica del patrimonio dell’imprenditore e del conto economico con cui si pongono in luce i risultati dell’esercizio. L’inventario terrà conto delle attività e delle passività dell’impresa come di quelle estranee.
Queste hanno efficacia probatoria non solo verso l’imprenditore (se la contabilità non è stata tenuta a norma di legge ; chi intende trarne vantaggio non può scinderne il contenuto in quanto rappresenta cmq una confessione) ma a volte anche a suo favore (quando contenute in registri/doc informatici e nel caso ci sia una controversia tra imprenditori per causa inerente all’esercizio dell’impresa. Questo principio eccezionale,per effetto del quale si ammette la possibilità di prove precostituite a proprio favore, si basa proprio perchè entrambe e solo quelle parti tenute all’obbligo della contabilità possono richiamare le scritture contabili a proprio vantaggio. Ma le scritture diventeranno prova solo se lo vorrà il giudice). Esse possono essere acquisite nella loro totalità (comunicazione dei libri:in ipotesi eccezionali indicate da legge richiesta dal giudice solo quando si deve conoscere tutta la situazione patrimoniale dell’impresa. Deve esser richiesta dalle parti) o in maniera parziaria (esibizione dei libri: generale e senza limitazioni. Può esser disposta d’ufficio).