L’assemblea è convocata mediante l’avviso di convocazione, il quale, oltre ad indicare il giorno, l’ora e il luogo dell’adunanza, deve contenere l’elenco delle materie da trattare (ordine del giorno) (art. 2366 co. 1). Tale avviso deve essere pubblicato nella Gazzetta ufficiale, o in un quotidiano indicano nello statuto, almeno quindici giorni prima di quello fissato per l’assemblea (co. 2). Se la società non fa ricorso al mercato del capitale di rischio, comunque, lo statuto può indicare anche un modo del tutto diverso di comunicazione dell’avviso, a patto che il mezzo prescelto garantisca la prova dell’avvenuto ricevimento almeno otto giorni prima dell’assemblea (co. 3).
L’importanza dell’ordine del giorno è data dal fatto che da esso dipende la competenza dell’assemblea, nella quale non possono essere trattati argomenti diversi, a meno che non siano strettamente consequenziali ed accessori a quelli in esso indicati.
Può accadere che i soci presenti all’adunanza non raggiungano la quota di capitale richiesta dalla legge per aprire i lavori (quorum costitutivo) o che nessuno di essi vi compaia. In entrambi, comunque, usandosi dire che l’assemblea è andata deserta , occorre procedere ad una seconda convocazione (art. 2369 co. 1). Nell’avviso di comunicazione dell’assemblea può essere fissato il giorno anche per la (eventuale) seconda convocazione, la quale, tuttavia, non può aver luogo nello stesso giorno fissato per la prima. Se il giorno della seconda convocazione non è indicato nell’avviso, l’assemblea deve essere riconvocata entro trenta giorni dalla data della prima e il termine di pubblicazione dell’avviso è ridotto (da quindici giorni) a otto giorni prima di quello fissato per la riunione (co. 2).
L’art. 2369 co. 6 prevede anche la possibilità di ulteriori convocazioni dopo la seconda. A tal proposito, tuttavia, richiama soltanto i co. 3, 4 e 5 (escludendo il co. 2), da cui sembra seguirne:
- che non è possibile includere nell’avviso della prima convocazione, oltre alla previsione di una seconda convocazione, anche quella di una terza.
- che l’avviso di una terza convocazione deve rispettare il termine di pubblicazione di quindici giorni previsto dall’art. 2366 co. 2.
Salvo diversa disposizione dell’atto costitutivo, comunque, l’assemblea deve essere convocata nel comune dove ha sede la società (art 2363 co. 1) e quindi non necessariamente nei locali della sede della stessa.
Rinvio dell’adunanza
Quando le formalità suddette sono state rispettate, l’assemblea dei soci è investita del potere di deliberare: i soci, infatti, possono intervenire o non intervenire all’assemblea, possono votare o non votare, ma non possono in nessun modo impedire che l’assemblea deliberi.
L’art. 2374, tuttavia, derogando a tale principio, dispone che i soci intervenuti che riuniscano un terzo del capitale rappresentato nell’assemblea, se dichiarano di non essere sufficientemente informati sugli oggetti posti in deliberazione, possono chiedere che l’assemblea sia rinviata a non oltre cinque giorni. (co. 1). Questo diritto, comunque, non può esercitarsi che una sola volta per lo stesso oggetto (co. 2).