I concetti di apparato e di ufficio sono termini organizzativi che, come tali, acquistano rilievo nel quadro della problematica dei rapporti intersoggettivi.
L’organizzazione, tra le altre cose, risulta essere giuridicamente rilevante anche per il rilievo che essa ha come soggetto di un ordinamento giuridico, capace di stabilire rapporti con altri soggetti. Secondo il nostro ordinamento statale, infatti, sono soggetti giuridici dell’ordinamento non solo le persone fisiche individualmente ma anche molti apparati, e tra questi anche alcune organizzazioni amministrative (es. Stato).
Le organizzazioni a cui viene riconosciuta soggettività giuridica sono definite enti. In particolare, affermare la soggettività giuridica di un’organizzazione significa riconoscerle:
- la capacità giuridica, ossia l’idoneità ad essere titolare di posizioni giuridiche soggettive;
- la capacità d’agire, ossia la capacità di instaurare con altri soggetti rapporti giuridici che consentano la nascita, il trasferimento o l’estinzione di tali posizioni giuridiche soggettive.
Perché un apparato possa instaurare rapporti giuridici con altri soggetti, occorre stabilire attraverso quale dei diversi sub-apparati (uffici) ciò possa avvenire. Con i termine organo si intende appunto un ufficio mediante la cui attività un apparato complesso può entrare in rapporto con altri soggetti giuridici. Tra l’organo e l’ente cui esso appartiene si ha la c.d. immedesimazione organica, la quale implica che l’attività e i singoli atti dell’organo si considerino atti dell’ente. Dato che attraverso tale attività immedesimativa l’ente può entrare in rapporti giuridici con altri soggetti, gli atti di un organo prendono il nome di atti esterni.
Il rapporto organico, peraltro, deve essere distinto dalla rappresentanza: sebbene il rappresentante agisca in nome e per conto del rappresentato al pari di un organo amministrativo, infatti, la sua individualità non scompare (es. conflitto di interessi).
Quando si è in presenza di organizzazioni particolarmente ampie e complesse, può essere assolutamente inopportuno che ogni ufficio sia legittimato a porre l’intera organizzazione in rapporti con altri soggetti giuridici. Per limitare questa problematica, quindi, è stata introdotta una distinzione che oppone:
- gli uffici-organi, capaci di porre in essere atti giuridici considerati dall’amministrazione come atti dell’organizzazione cui l’ufficio appartiene;
- gli uffici interni (meri uffici).
Tra i vari organi, inoltre, vanno distinti dagli altri quelli che hanno la c.d. rappresentanza legale, ossia quelli legittimati ad impegnare contrattualmente l’ente e, soprattutto, a rappresentarlo nei giudizi.
I rapporti tra uffici interni di organizzazioni diverse non determinano rapporti giuridici tra queste ultime e normalmente non hanno rilievo giuridico. Evidentemente, neppure i rapporti degli uffici interni con altri uffici di una stessa organizzazione possono essere all’origine di rapporti giuridici intersoggettivi. Tali rapporti, tuttavia, al pari degli atti emanati da questi uffici (atti interni), possono avere un rilievo giuridico indiretto nei rapporti tra l’ente di cui tali uffici fanno parte e altri soggetti