La disciplina del procedimento ha l’obiettivo di unificare i diversi elementi di un’organizzazione, riconducendo ad unità le attività generiche svolte da una pluralità di uffici.
In questa direzione, la LPA dispone che, in ciascun ufficio dirigenziale, lo stesso dirigente o un addetto svolga il compito di responsabile del procedimento e abbia, quindi, la responsabilità dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo provvedimento . In tal modo si dispone che vengano attribuiti ad un’unica unità organizzativa e, al suo interno, ad un’unica persona, alcuni compiti relativi ad un intero procedimento, ossia a tutte le attività da compiere per giungere ad una decisione.
La responsabilità, non potendo essere intesa come competenza a svolgere ciascuna delle attività necessarie, consiste (art. 6):
- nel compiere attività istruttorie;
- nell’operare perché siano evitati o corretti errori (o omissioni) che possano impedire o ritardare lo svolgimento del procedimento;
- nell’agire in modo tale che le diverse attività preparatorie e decisorie siano svolte in modi e tempi tali che si possa arrivare effettivamente alla conclusione nel termine previsto.
Il responsabile, quindi, svolge un ruolo di coordinatore delle attività di diversi uffici in funzione del risultato da raggiungere. Egli, inoltre, essendo il funzionario al quale gli interessati possono rivolgersi per quanto attiene al procedimento, svolge un ruolo di referente unitario verso i cittadini in relazione ad una decisione di loro interesse