Il collegio sindacale è l’organo di controllo interno della società per azioni, con funzione di vigilanza sull’amministrazione della società. La disciplina del collegio sindacale ha subito profonde modifiche del 1942 ad oggi: con la riforma del 1974 è stato introdotto per le società quotate un con controllo contabile esterno da parte di una società di revisione, dando però vita ad una sovrapposizione di funzioni col collegio sindacale che si è rilevata scarsamente funzionale. Norme volte a migliorare la professionalità e l’efficienza del collegio sindacale sono state addotte dal d. lgs. 27-1-1992, n.88, che ha istituito un apposito registro dei revisori contabili.
La riforma del 1998, ha modificato la disciplina del collegio sindacale delle società con azioni quotate e ha affrancato tale organo dalle funzione di controllo contabile, che perciò sono ora affidate in via esclusiva alla società di revisione. Con la riforma del 2003, anche nelle altre società per azioni il controllo contabile è stato sottratto al collegio sindacale ed è stato attribuito ad una revisore contabile o ad una società di revisione
Il collegio sindacale delle società con azioni non quotate, si compone di tre o cinque membri effettivi, soci o non soci, secondo quanto stabilito nello statuto. Devono inoltre essere nominati due membri supplenti (art. 2397). Il collegio sindacale delle società non quotate ha una struttura semirigida. Fermo restando il numero minimo di tre sindaci effettivi e di due supplenti, l’atto costitutivo delle società quotate può oggi determinare liberamente il numero dei sindaci (art. 148 Tuf).
I primi sindaci sono nominati nell’atto costitutivo; successivamente essi sono nominati dall’assemblea ordinaria. I sindaci sono di regola nominati dallo stesso organo che nomina gli amministratori. La situazione è tuttavia mutata per le sole società quotate con la riforma del 1998. L’atto costitutivo di tali società deve prevedere che almeno un membro effettivo sia eletto dalla minoranza. Nelle società con azioni non quotate, in seguito alla riforma del 2003, almeno un sindaco effettivo ed uno supplente devono essere scelti fra gli iscritti nel registro dei revisori contabili.
Per le società quotate i requisiti di onorabilità e di professionalità sono invece fissati con regolamento del ministro della giustizia, che prevede anche la nomina di sindaci non iscritti nel registro dei revisori contabili. Nel registro dei revisori possono iscriversi persone fisiche in possesso di specifici requisiti professionalità e onorabilità. Per assicurare l’indipendenza dei sindaci sono previste cause di ineleggibilità ulteriori rispetto a quelle dettate per gli amministratori; secondo l’art. 2399 non possono esser nominati sindaci:
a) il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori, nonché degli amministratori di società facenti parte dello stesso gruppo;
b) coloro che sono legati alla società o a società facenti parte dello stesso gruppo “da un rapporto di lavoro o da una rapporto continuativo di consulenza di prefazione d’opera retributiva, ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l’indipendenza”. Valgono poi per i sindaci le stesse cause di incompatibilità viste per gli amministratori. I sindaci restano in carica per tre esercizi e sono rieleggibili. L’assemblea può revocarli solo se sussiste una giusta causa; la delibera di revoca deve essere approvata al tribunale (art. 2400), al fine di verificare se ricorre giusta causa. In caso di morte, di rinuncia o decadenza di un sindaco, subentrano automaticamente i supplenti in ordine di età.
Funzione primaria del collegio sindacale è quella di controllo. In base all’attuale disciplina, il controllo del collegio sindacale ha per oggetto l’amministrazione della società globalmente intesa e si estende a tutte le attività sociali, al fine di assicurare che la stessa venga svolta nel rispetto della legge. Il collegio sindacale vigila “sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento” (art. 2403, 1 comma e 149 Tuf). Il collegio sindacale non svolge più il controllo contabile sulla società, oggi affidato ad un revisore contabile o ad una società di revisione.
La vigilanza del collegio sindacale è esercitata nei confronti degli amministratori, in quanto organo investito della gestione della società, ma riguarda anche attività dell’assemblea e comunque può estendersi in ogni direzione. Da qui il potere-dovere dei sindaci di intervenire alle riunioni dell’assemblea, del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo, nonché di impugnare le relative delibere. Il controllo del collegio sindacale sull’amministrazione è un controllo di carattere globale sintetico, le cui modalità di esercizio sono rimesse alla discrezionalità tecnica del collegio.
I sindaci hanno il potere-dovere di procedere in qualsiasi momento e ad atti di ispezione e di controllo, nonché di chiedere agli amministratori notizie, anche con riferimento a società controllate, sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari. Il collegio sindacale può inoltre convocare l’assemblea “qualora nell’espletamento del suo incarico ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere” (art. 2406, 2 comma). Il collegio può inoltre promuovere il controllo giudiziario sulla gestione, se ha fondato sospetto che gli amministratori abbiano compiuto gravi irregolarità nella gestione.
Nelle società non quotate, il presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea (art. 2398). Nelle società quotate è invece l’atto costitutivo a fissare i criteri di nomina dello stesso. Il collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni 90 giorni l’attuale disciplina prevede che le riunioni possono svolgersi anche con mezzi telematici, scrostatura consenso (art. 2404, 1 comma).
Il collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Delle riunioni deve essere redatto processo verbale, sottoscritto da tutti gli intervenuti, che viene trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale. I sindaci possono avvalersi dei dipendenti e di ausiliari per lo svolgimento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo. L’attività di controllo del collegio sindacale può poi essere sollecitata dai soci (art. 2408). Ogni socio, può infatti denunziare al collegio sindacale fatti che ritiene censurabili. Il collegio sindacale è però obbligato solo a tenerne conto nella relazione annuale dell’assemblea.
Doveri specifici e più intensi sono invece posti a carico del collegio sindacale quando la denuncia provenga da tanti soci che rappresentano il 5% del capitale sociale o la minore percentuale prevista dallo statuto. In tal caso il collegio sindacale “deve indagare senza ritardo sui fatti denunziati, presentare le sue conclusioni ed eventuali proposte all’assemblea”, convocando indebitamente la medesima qualora ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità (art. 2408, 2 comma).
I sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richiesta dalla natura dell’incarico (art. 2407). I sindaci sono responsabili, anche penalmente, della verità delle loro attestazioni e, devono conservare il segreto sui fatti e documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio. L’obbligo di risarcimento dei danni grava esclusivamente sui sindaci è qualora il danno sia imputabile solo al mancato negligente adempimento dei loro doveri.
Ad esempio, uno più sindaci hanno violato il segreto e sono sollevati d’ufficio. I sindaci sono responsabili in solido con gli amministratori per i fatti e le omissioni di questi ultimi, qualora il danno non si fosse prodotto se i sindaci avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica. L’azione di responsabilità, è invece disciplinata dalle stesse norme dettate per l’azione di responsabilità contro gli amministratori.