Per quanto riguarda i presupposti di fatto dell’imposta di registro, possiamo distinguere presupposti formali da quelli sostanziali. I primi sono costituiti dalla registrazione degli atti, dalla denuncia di eventi rilevanti ai fini dell’imposta ed infine la enunciazione di precedenti atti non registrati.
La registrazione (che riguarda gli atti scritti) consiste nella annotazione degli estremi degli atti in un apposito registro tenuto dall’ufficio finanziario; inoltre le registrazione è accompagnata dalla conservazione di un originale dell’atto da parte dell’ufficio medesimo (il quale potrà rilasciare una copia agli interessati), ed ha, ai sensi del ce, l’effetto di attestare l’esistenza di un atto. La registrazione degli atti, essendo un servizio pubblico, può essere richiesta da chiunque ne abbia interesse, dietro pagamento del relativo tributo (per gli atti che non hanno contenuto patrimoniale il tributo è rappresentato dalla cd. imposta fissa).
Tuttavia è prevista l’obbligatorietà della registrazione per quei atti e negozi giuridici indicati dal D.P.R. n. 131/1986. quando formati nel territorio dello Stato, o all’estero, e riguardano aziende o immobili situati nel territorio dello Stato. Nello specifico, la legge opera una distinzione tra atti che devono essere registrati in termine fisso, e atti la cui registrazione è invece obbligatoria solo in caso d’uso. Gli atti del primo tipo devono essere registrati entro 20 giorni dalla data dell’atto se formati in Italia, mentre il termine sarà di 60 giorni per quelli formati all’estero; invece, per gli atti del secondo tipo l’obbligo di registrazione sorge quando l’atto i deposita presso le cancellerie giudiziarie o presso le pubbliche amministrazioni.
Infine, i soggetti che hanno l’obbligo di registrazione sono, oltre alle parti contraenti, anche i notai e gli altri pubblici ufficiali per gli atti da essi redatti, ricevuti o autenticati; e gli impiegati dell’Amministrazione finanziaria per gli atti per i quali sia prevista la registrazione d’ufficio.
L’obbligo di denuncio svolge la stessa funzione che viene assolta dalla registrazione, ossia svolge una funzione conoscitiva. Pertanto, tale obbligo ha una funzione integrativa della registrazione medesima. L’obbligo di denuncia è previsto per i contratti verbali di locazione o affitto di beni immobili esistenti nel territorio dello Stato, dai contratti verbali di trasferimento o affitto di aziende anch’esse situate nel territorio dello Stato.
Ma rientrano nel capo operativo della denuncia anche una serie di operazioni di società estere, relative al trasferimento nel territorio dello Stato della sede legale o amministrativa di società costituite all’estero. L’obbligo di denuncia consiste nella presentazione di una apposita dichiarazione, in doppio originale, contenente tutti i dati identificativi degli eventi oggetto, appunto, della denuncia. L’obbligo di denuncia trova applicazione, in particolar modo, in tutti quei casi in cui, successivamente alla registrazione degli atti, si verificano eventi rilevanti per la liquidazione dell’imposta relativa ad un atto già registrato.
Ciò avviene soprattutto per gli atti sospensivamente condizionati, i quali vengono inizialmente registrati con applicazione dell’imposta in misura fissa, e per i quali il pagamento dell’imposta proporzionale è rinviato al momento in cui si verifica la condizione sospensiva. In questi casi, l’avveramento degli eventi deve esser denunciato, entro 20 giorni dalla data del loro verificarsi, presso all’ufficio che aveva registrato l’atto.
L’enunciazione di atti non registrati è infine, l’evento che legittima l’applicazione dell’imposta anche sulle disposizioni enunciate, se esse erano soggette a registrazione in termine fisso. Questa regola però prevede alcuni limiti. Ad esempio, l’enunciazione in un atto dell’autorità giudiziaria (sentenza) di un atto non soggetto a registrazione in termine fisso è soggetto ad imposta per la sola parte dell’atto enunciato che non sia stata ancora eseguita.