Art. 4. Individuazione del responsabile
1° comma. Ove non sia già direttamente stabilito per legge o per regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per ciascun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l’unità organizzativa responsabile dell’istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell’adozione del provvedimento finale. Le Amministrazioni su cui incombe questo obbligo sono i singoli enti ed organismi pubblici e per quanto concerne lo Stato i singoli ministeri e le singole aziende. La determinazione avviene con atto regolamentare che in genere coincide con quello inteso alla fissazione dei termini ex art. 2.
2° comma. Le disposizioni adottate ai sensi del comma 1 sono rese pubbliche secondo quanto previsto dai singoli ordinamenti.
Art. 5. Assegnazione del responsabile
1° comma. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad assegnare a sé o ad altro dipendente addetto all’unità la responsabilità dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente in singolo procedimento nonché, eventualmente, dell’adozione del provvedimento finale. L’unità organizzativa cui fa riferimento la norma è l’ufficio che a seconda dei casi potrà essere elementare, intermedio o generale. La determinazione dell’ufficio avviene ratione materie, cioè secondo i compiti funzionali dell’ufficio stesso. Esso può o meno coincidere con lo stesso ufficio organo cui è imputata l’emanazione del provvedimento finale.
2° comma. Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione di cui al comma 1, è considerato responsabile del singolo procedimento il funzionario preposto all’unità organizzativa determinata a norma del comma i dell’art. 4.
3° comma. L’unità organizzativa competente e il nominativo del responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di cui all’art. 7 e a chiunque vi abbia interesse. L’individuazione della persona fisica responsabile è un adempimento puntuale da farsi in occasione di ogni singolo procedimento e deve essere comunicata a tutti gli interessati.
Art. 6. Le funzioni del responsabile
1° comma. Il responsabile del procedimento:
1. valuta ai fini istitutori le condizioni di .ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l’emanazione del provvedimento;
2. accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all’uopo necessari, ed adotta ogni misura per l’adeguato e sollecito svolgimento dell’istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali;
3. propone l’indizione o, avendone la competenza, indice le conferenze di servizi di cui all’art. 14;
4. cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti;
5. adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione. L’organo competente per l’adozione del provvedimento finale, ove diverso dal responsabile del procedimento, non può discostarsi dalle risultanze dell’istruttoria condotta dal responsabile del procedimento se non indicandone la motivazione nel provvedimento finale.
La funzione del responsabile del procedimento è duplice, e si manifesta rispettivamente sul versante intersoggettivo, rapporto Amministrazione- terzi interessati, e sul versante organizzativo interno. Egli è l’interlocutore dei soggetti interessati, il loro punto di riferimento nell’ambito dell’amministrazione procedente, ed è allo stesso tempo il soggetto cui è affidata la funzione organizzatrice dell’istruttoria.