Un’attività economica che si voglia obiettivamente considerata pone problemi diversi. Scomponendosi l’ attività in sequenza di atti organizzativi, occorrerà, qualora si abbia interesse o necessità a conoscerla, avere memoria storica. In secondo luogo, sembra ovvio che un giudizio al riguardo necessiti l’ adozione di un criterio che consenta di scandire l’ evoluzione o il regresso dell’ attività vista nella sua continuità nel tempo. Infine, sarà altresì necessaria l’ adozione di criteri che consenta di scandire l’ evoluzione o il regresso dell’ attività vista nella sua continuità nel tempo. Infine, sarà altresì necessaria l’ adozione di criteri che consentano una valutazione efficacemente comparativa dell’ una impresa rispetto alle altre.
Per ciò che concerne il primo profilo il codice dispone la conservazione ordinata di tutta la documentazione utile. Il codice dispone inoltre la registrazione nel libro giornale da parte dell’ imprenditore di tutte le operazioni relative all’ es dell’ impresa nella loro sequenza quotidiana. Per ciò che concerne il II profilo il codice dispone anche la puntualizzazione di quanto è avvenuto a scadenze periodiche, che si traduce nell’ inventario delle attività e passività all’ inizio dell’ impresa e poi ogni anno (l’ anno cui si riferisce ciascun es viene poi inteso come l’ anno solare, così adottandosi una datazione uniforme).
L’ inventario a chiusura d’ esercizio ha contenuto e funzioni diverse da una semplice enunciazione dell’ esistente. Il raffronto fra risultati di esercizi diversi impone evidentemente che quei risultati siano espressi in termini immediatamente comparabili. L’ uniformità è raggiunta tramite l’ esposizione del valore di ogni attività e passività espresso numericamente in moneta nazionale, oggi l’ euro. Inoltre, atteso che la suddivisione per esercizi è solo ideale e non interrompe la vicenda dell’ impresa, le attività e passività da inventariare vanno considerate in una prospettiva di prosecuzione dell’ azione imprenditoriale (cosiddetto going concern), in quanto altrimenti i offrirebbe un quadro non corrispondente alla realtà.
Da qui la necessità che l’ inventario contenga inoltre la valutazione delle attività e passività facenti capo all’ impresa: valutazione poi intesa ad individuare il reddito che l’ impresa è capace di produrre, su tale capacità di reddito individuandosi anzi talora lo stesso valore da attribuire ai singoli cespiti. Il libro giornale deve indicare le sole operazioni relative all’ impresa; l’ inventario si chiude con il bilancio e col conto dei profitti e delle perdite. Libro giornale e bilancio esprimono così l’ attività dell’ impresa obiettivamente considerata, il primo nella sua storia quotidiana, il secondo nella sua dimensione di fine esercizio.
Tenendo conto della sequenza annuale dei bilanci e dell’ omogeneità dei criteri per redigerli deve anzi dirsi che il bilancio rappresenta l’ impresa nella sua configurazione più esatta. Ne sottolinea infatti l’ obiettiva consistenza, la valenza reddituale e la dimensione concorrenziale, la solidità e la solvibilità. Libro giornale e libro inventari sono tassativamente prescritti da legge. Nella varietà di conformazione e dimensione dell’ impresa e di ciclo produttivo svolto, le scritture contabili necessarie per un’ ordinata ed efficiente contabilità potranno essere molte e diverse. E’ perciò stabilito, dall’ art. 2214.2, un principio generale.
Si devono tenere, oltre le scritture contabili tassativamente imposte, tutte “le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalla dimensione dell’ impresa”. In proposito, basterà ricordare il libro mastro, dove le operazioni sono raccolte sistematicamente, e il libro magazzino, che registra le entrate e le uscite di merci. Il codice si limita a precisare, all’ art. 2217.2, che “nelle valutazioni di bilancio l’ imprenditore deve attenersi ai criteri stabiliti per i bilanci delle società per azioni, in quanto applicabili”. Ragionevolmente il richiamo dovrebbe allora essere il più possibile completo.
Il codice è invece preciso nell’ articolazione delle modalità di esposizione tassativamente prescritte per garantire la certezza e la correttezza delle scritture contabili. Le attestazioni ivi contenute sono dichiarazioni di scienza (cioè dich di verità espresse con l’ ausilio di particolari tecniche: Schlesinger). Le scritturazioni relative al movimento giornaliero nel libro giornale e quelle relative all’ inventario devono essere tenute in fogli numerati progressivamente.
Le scritture contabili devono essere formate inoltre secondo le norme di un ‘ ordinata contabilità; inoltre esse, insieme alla corrispondenza commerciale, devono essere conservate per dieci anni rispettivamente dalla data dell’ ultima registrazione o della trasmissione o ricezione. I libri e le scritture contabili fanno piena prova contro l’ imprenditore. Le scritture contabili possono anche giovare all’ imprenditore; come è ovvio, l’ imprenditore che non tenga regolarmente le scritture contabili non può invocarle a proprio favore; inoltre è colpito da sanzioni penali in caso di bancarotta semplice o fraudolenta