Gli uffici
Con riferimento al settore pubblico, si dice che l’ organizzazione è fatta, oltre che di organi, anche di semplici uffici: strutture alle quali sono addette persone cui non sono assegnate competenze, ma soltanto compiti, i quali si sostanziano nello svolgimento di determinate attività preparatorie degli atti (che costituiscono esercizio delle competenze): così, ad es., l’ organo-sindaco è attorniato da una serie di uffici (ufficio di gabinetto, segreteria particolare, etc.) che permettono al sindaco di svolgere le sue funzioni mediante attività preparatorie, istruttorie e di comunicazione, senza le quali gli atti del sindaco non sarebbero visibili all’ esterno o addirittura non sarebbero posti in essere.
Da quanto detto appare chiaro, quindi, che i compiti sono strumentali all’ esercizio delle competenze (di conseguenza, se essi vengono svolti in modo inappropriato possono viziare l’ esercizio delle competenze ed invalidarlo).
L’ amministrazione attiva, quella consultiva e quella di controllo
Una distinzione importante è quella tra organi di amministrazione attiva, organi di amministrazione consultiva ed organi di controllo.
Chi agisce (l’ organo di amministrazione attiva) deve essere consigliato: o perché la materia della decisione è tecnicamente complessa (ed è quindi richiesta la consulenza di tecnici) o perché deve essere assicurata la legalità della decisione (e servono allora dei tecnici del diritto).
A sua volta, però, l’ attività di amministrazione attiva deve essere doppiata da un’ attività di controllo; il controllo, in particolare, serve a garantire che l’ attività posta in essere sia conforme ad un paradigma: che può essere la legge (controllo di legalità), l’ opportunità (controllo di merito), l’ efficienza, l’ efficacia, etc. (controlli di efficacia, di gestione, etc.).
È importante specificare, però, che proprio per l’ attività richiesta all’ organo consultivo e a quello di controllo, il reclutamento delle persone che ne vengono investite deve essere fatto in base ad un criterio di competenza professionale. Non solo: va anche detto che lo status dei componenti di questi due organi è caratterizzato dall’ indipendenza rispetto all’ organo di amministrazione attiva (la funzione della consulenza, infatti, verrebbe stravolta se l’ organo consultivo dovesse seguire le direttive dell’ organo di amministrazione attiva; allo stesso modo, se l’ organo di controllo dovesse obbedire ai comandi dell’ organo di amministrazione attiva, sarebbe il controllato a controllare il controllore e non il contrario).